Événement
150 personnes
Organisation complète d'un événement privé réunissant 150 personnes, de la conception jusqu'à l'animation le soir J.
Contexte & enjeux
Organisation d'un événement privé avec pour objectif de réunir 150 personnes dans un cadre festif, de coordonner tous les aspects logistiques et de garantir une soirée mémorable pour l'ensemble des invités, dans le respect d'un budget défini.
L'enjeu principal résidait dans la conduite du projet de A à Z, seule organisatrice : recherche du lieu, gestion des prestataires, du budget et de l'animation, avec un niveau d'exigence élevé sur le déroulé de la soirée avec un petit budget.
Mon rôle
J'ai porté le projet en tant qu'organisatrice principale, de la conception à l'animation le soir de l'événement : cadrage du concept, pilotage des prestataires et coordination générale sur place.
Chiffres clés
Ce que j'ai fait
- Recherche et réservation du lieu
- Gestion des invitations et suivi des confirmations
- Coordination des prestataires (traiteur, sono, décoration…)
- Gestion du budget et suivi des dépenses
- Animation et coordination le soir de l'événement
Obstacles surmontés
Le budget des prestataires dépassait largement ma capacité budgétaire. Les devis pour le traiteur, le DJ et la pâtisserie n'étaient pas compatibles avec mon budget de 2000€.
SolutionJ'ai activé mon réseau professionnel. Un pâtissier de mes connaissances a accepté de facturer au coût de la matière première. J'ai négocié avec un DJ une réduction en échange de visibilité. J'ai ainsi économisé pour réinvestir ailleurs.
Résultats
150 personnes réunies avec succès. Budget respecté. Excellent retour des invités. Crédibilité acquise auprès des prestataires.
Apprentissages
Le réseau est une ressource clé en événementiel. La négociation gagnant-gagnant crée des partenariats durables. L'organisation minutieuse compense un budget serré. Piloter seule m'a donné liberté créative et responsabilité totale.
Galerie
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